[Essay] 비효율적인 회의가 발생하는 여러가지 상황들…

*  leader가 담당자의 기술적인 능력을 신뢰하지 않을때.

보통, leader가 기술적으로 뛰어나거나, 실무자가 기술적으로 미숙한 경우 많이 볼 수 있다. 이 경우, leader는 담당자가 report하는 사항에 대해 기술적인 detail을 모두 다 알려고 하고, 기술적인 문제에 대한 guide를 하길 원한다.
실제로 leader의 해당 분야에 대한 기술적인 역량이, 담당자보다 뛰어난  경우, 이런 방식이 효과적일 수 있다. (예. 신입사원과 경력사원의 사수-부사수, 혹은 멘토-멘티 의 관계.)
그렇지만 (실무자의 역량이 조금 부족하다고 하더라도) 실무자 보다 leader가 해당 분야의 기술적인 역량이 뛰어난 경우는 거의 없다.
그럼에도 불구하고, leader가 해당 실무자의 기술적인 능력을 신뢰하지 못하게 되면, 실무적인 보고 사항에 대한 세세한 부분까지도 알고자 하게 된다.
따라서, 실무자는 실무의 상세한 부분을 leader에게 설명해서 이해시켜야 하게 되고, leader의 ‘미숙한’ 기술적인 질문에 답해주어야 한다. 이는 실무자에게 상당한 overhead로 작용하게 된다.
이런 관계의 reporting line이 길어지면 길어질수록, 효율은 급격하게 떨어지게 된다.

의사결정을 해야할 경우는 leader는 reporting을 받으면서 – 담당자를 믿지 못하므로 – 좀 낫다고 생각되면 몇몇 다른 실무자들을 동반할 지도 모른다.
이 경우 문제는 좀더 심각해진다. 올바른 방향으로 의견이 잘 정리되어 모아 진다면 좋겠지만, 그렇지 않은 경우, 참석한 모든 사람들 사이에 공감대가 형성되기 전까지는 회의가 계속되는 비효율이 발생하게 된다.
특히, 중간 중간에 사람을 좀더 불러 들이는 것은 더욱 안 좋다. 회의에 참석하게되는 실무자들 역시 문제의 기술적인 detail까지 알고 싶어할 것으므로, 담당자는 이들 모두에게 또 다시 반복적으로 기술적인 설명을 해야 한다.
Leader의 요청에 의해 참석한 실무자가 기술적으로 뛰어날 수도 있겠으나, 해당 분야에 대해서 담당자 보다 더 잘 아는 경우는 거의 없다.
따라서, 담당자는 leader를 위해서 그러했듯이 다시 회의에 뒤늦게 합류한 실무자를 위해 같은 설명과정을 계속해서 반복해야 한다.
그러므로, 이런 경우는 회의하는 사람의 숫자를 될 수 있으면 줄이는 편이 좋다.
“좀더 많은 사람의 생각이 모이면 좀더 좋은 생각이 나온다.”라는 말은 평등한 구조의 회의에서 성립되는 말이다.
보통의 회사에서 “평등한 구조”는 존재 하지 않는다. 노파심에서 많은 사람들을 불러 들이기는 하나, 실제로 의사결정에 관여하는 사람은 소수일 뿐이다.
실제로 회사에서 다수의 사람들을 모아 놓고 회의가 진행되는 모습을 보면 소수 (이것도 20:80 법칙을 적용 받는지는 모르겠지만…)의 사람들이 발언권을 독점하고 나머지 사람들은 꿔다놓은 보릿자루처럼 머릿수만 채우고 않아 있는 경우가 대부분이다.
왜 이런 문제가 발생하는지는 여기서 논의하지 않기로 하자. 단, 현실이 그러하다는데는 큰 이견이 없을 거라고 본다.
따라서, 차라리 의사결정에 필요한 최소한의 인원으로 회의를 진행하는게 오히려 나아 보인다.
실무자가 기술적인 내용을 일일이 설명해야할 비용도 줄어 들고, 회의 참석자들간 공감대를 만들어 내기도 더 쉽기 때문이다. 잘못될 결정을 할 가능성은? 필자가 보기에는 별 차이가 없다.

* leader가 자기 자신의 기술적인 역량이나 실무적인 역량에 자신감이 없을 때.

실무를 떠난지 오래된 leader에게서 종종 볼 수 있다. management가 주 업무가 되면서 실무에 대한 ‘감’을 잃어버리게 된 경우다.
이 경우, leader는 기술적인 지식이 필요한 모든 회의/논의에 실무자들을 불러 들인다.
예를 들면, 2시간의 회의에, leader한명, 실무자 10명이 들어가서, 실무자들은 말 그대로 그냥 ‘듣고만’ 나오는 경우다.
leader는 언제 나올지 모르는 기술적인 문제를 상의하기 위해서 실무자들을 전부 이끌고 들어간다. 그렇지만, 실제 이런 문제에 답해 줄 수 있는 기회를 갖는 실무자는 한 두명 뿐이다. 나머지는 말 그대로 “시간만 때우고 머릿수만 채우는” 겪이 된다.
이런 일이 반복될 경우, 실무자는 시간을 뺏기는 것은 물론, 업무에 집중하기도 힘든 상황이 된다.

to be updated…

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s